アポスティーユと公印確認の手続きについて

先日，公証役場へ行ってきました。

行政書士の業務において公証役場へ行く場面はいくつかありますが，国際業務を扱っている当事務所で多いのは，公印確認・アポスティーユの手続きが一番多くなっています。

公印確認とは，外務省が行う証明のことで，日本の役所が発行した住民票や戸籍謄本，登記簿謄本といった公的書面に押印されている印が，間違いなく日本の役所の押印に間違いないということを証明するために行います。

公印確認をした後は，提出先の国の日本の大使館・領事館で認証（領事認証）を取得する必要があります。

日本の公文書を海外に提出する場合，海外の機関からすると，それが本当に日本の公式な書類か判断ができません。そこで，外務省がそれに証明を与えることで，日本の公式な書類に間違いないという証拠になります。

アポスティーユも，外務省が行う公的書面に対する認証なのですが，ハーグ条約という条約の締約国に日本の公文書を提出する場合，外務省のアポスティーユを受けていれば，日本にある大使館・領事館の領事認証があるものと扱われます。

そのため，日本の大使館，領事館で認証を受ける必要はなくなります。

ただし，上記の手続きは公文書のみを認証してもらう場合です。

公文書は日本語のため，外国に提出する場合は外国語の訳文が必要になる場合がほとんどです。

その場合，公文書と翻訳文を合綴しそれに対して認証を受けることになります。

この場合，翻訳文は私文書になりますので外務省で直接認証してもらうことはできません。

手続きとしては，

①翻訳文とは別に，添付している訳文は原文である公的書面の訳文に間違いがない，という旨の宣言文を用意します。

②その宣言文に対して，日本の公証役場の公証人の先生から，宣言文の署名は署名者のものに間違いがない旨の証明文を作成してもらい，公証人の先生に署名・押印してもらいます。

③その公証人の先生の証明文にある署名と押印に対して，管轄の法務局が，その署名と押印は公証人本人の者に間違いがない旨の証明文を添付し，そこに法務局長の押印がされます。

④その法務局長の押印に対して，外務省が，その押印は日本の管轄の法務局長の押印に間違いがない旨を証明します。

さきほど，公印確認とアポスティーユは，日本の公的機関の押印に対する証明だといいました。そのため，上記の④の手続きは，③の手続きで押印された法務局の押印に対してされている，ということになります。

少し複雑で難しいと思いますが，当事務所では公印確認やアポスティーユを代行しておりますので，外国の機関から日本の公的書面の提出を求められた場合はご遠慮なくご連絡ください。